Je hebt een ijzersterk aanbod. Een team dat staat. En toch… word je weer niet gekozen. Herkenbaar? Dan trap je misschien (onbewust) in één van deze tien veelvoorkomende valkuilen.
Bij BidPro helpen we dagelijks organisaties bij het schrijven van winnende inschrijvingen. En geloof ons: zelfs de meest ervaren partijen maken nog fouten die eenvoudig te voorkomen zijn. Soms is het een blinde vlek. Soms pure haast. Maar altijd kost het je punten – en dus de opdracht.
Wij zetten 10 veel gemaakte fouten voor je op een rij. Mét tips hoe je ze voorkomt.
1. Te laat beginnen
Haast is de vijand van kwaliteit. Wie te laat start, schrijft onder druk. En dan verlies je overzicht, nuance en scherpte. Begin liever een week te vroeg dan een dag te laat.
2. De vraag van de opdrachtgever niet goed lezen
Je kunt pas scoren als je snapt wat er gevraagd wordt. Klinkt logisch, maar toch gaan veel inschrijvers meteen schrijven, zonder de vraag écht te doorgronden. Neem de tijd voor analyse. Analyseer samen de vraag achter de vraag en herformuleer die in je eigen woorden vóór je begint met schrijven.
3. Een rommelige opmaak of structuur
Beoordelaars lezen tientallen documenten. Maak het ze makkelijk. Werk met duidelijke koppen, heldere alinea’s en een professionele lay-out. Je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk. Werk altijd met vaste formats en een logische indeling (bijv. per subcriterium), en gebruik tussenkoppen en opsommingen voor overzicht.
4. Geen onderscheidend verhaal
“Wij leveren kwaliteit, zijn flexibel en klantgericht.” Ja… wie niet? Wat maakt jullie écht anders? Wat krijgt de opdrachtgever bij jullie wat hij bij een ander niet krijgt? Benoem je unieke aanpak of resultaten uit de praktijk. Gebruik bewijs en voorbeelden, geen containerbegrippen.
5. De beoordelingscriteria negeren
De criteria zijn het spelbord. Wie ze niet serieus neemt, speelt het verkeerde spel. Richt je antwoordlijn hierop in. Je moet scoren waar de punten liggen. Zet de beoordelingscriteria letterlijk als leidraad boven elk antwoord en toets je tekst erop bij de eindcontrole.
6. Slechte interne communicatie
Wie schrijft wat? Wie checkt? En wat als iemand ziek is? Zonder goede afstemming loop je risico op tegenstrijdigheden, slordigheden en stress. Benoem één eindverantwoordelijke per inschrijving en werk met heldere taakverdeling én deadlines per onderdeel.
7. Slordige documenten
Typefouten, slordige zinnen, kromme taal. Dat komt niet professioneel over. Laat je inschrijving altijd nalezen door iemand met een frisse blik én een scherpe pen.
8. Geen eindcontrole op kwaliteit
Zie je inschrijving als een eindproduct. Voer de eindreview uit aan de hand van de gunningscriteria en laat iemand de inschrijving lezen alsof hij de beoordelaar is. Controleer het alsof je het morgen moet verdedigen in een pitch. Klopt alles? Is alles compleet? Staat het verhaal als een huis?
9. Onvolledige inschrijving
Eén ontbrekend document kan je diskwalificeren. Werk met een checklist en vink elke bijlage bewust af. Geen ruimte voor fouten hier. Werk met een verplichte checklijst (en dubbele controle) voor je uploadt.
10. De deadline missen
Het klinkt onvoorstelbaar, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Een minuut te laat is gewoon te laat. Plan je deadline altijd een dag eerder in. Mik intern altijd op D-1 als deadline, en lever liever in bij daglicht dan vlak voor middernacht.
Laat je inschrijving geen loterij zijn
Inschrijven op een aanbesteding is geen invuloefening en geen lucky shot. Het is een strategisch spel dat vraagt om voorbereiding, scherpte en onderscheidend vermogen. Met de juiste aanpak kun je elke keer je kansen verhogen.
Wil jij zeker weten dat jouw inschrijving geen fouten bevat – en maximaal scoort op inhoud én vorm? Wij denken graag met je mee. Van slimme structuren tot slimme zinnen. Stuur ons een bericht. Dan zetten we samen de eerste stap richting winst.
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
