Je kent het wel: deadline in zicht, twee weken knallen in een afgesloten ruimte en hopen dat het goedkomt. We zien het vaak. We zien óók wat het kost: stress, gaten in de inhoud en teksten die niet echt raken. En uiteindelijk een afwijzing. Zonde, want het alternatief werkt beter: vroeg beginnen, de juiste mensen aan tafel, duidelijke rollen en ritme. Dáár win je het wel mee. En dat doen wij al meer dan 7 jaar!
Waarom teams winnen
Wanneer je een aanbesteding benadert als team, gebeurt er iets goeds. Er komt focus: wie beslist waarover, wie is eigenaar van welk criterium, welke bewijslast hoort erbij? Je verhaal klopt ineens met je prijs en je uitvoering. En: iedereen werkt aan hetzelfde doel, in plaats van op losse eilandjes. Je levert geen inschrijving met aan elkaar geplakte teksten uit eerdere inschrijvingen, maar een daadwerkelijk onderscheidend verhaal. Een aanbieding die aansluit bij de wensen en behoeften van de aanbestedende dienst, jouw nieuwe opdrachtgever!
Wie zet je aan tafel?
Het perfecte aanbestedingsteam bestaat uit een aantal belangrijke rollen:
De bidmanager: de coördinator | De bidmanager is de spil van het bidproces. Deze persoon bewaakt deadlines, houdt het overzicht en zorgt dat alle teamleden samenwerken richting hetzelfde doel. Daarnaast is de bidmanager verantwoordelijk voor de planning, communicatie en kwaliteitsbewaking.
De schrijver: de verhalenverteller | Een overtuigende inschrijving staat of valt met de kwaliteit van de teksten. De schrijver vertaalt de technische inhoud en strategie naar begrijpelijke, overtuigende taal die aansluit bij de beoordelingscriteria. Dit vereist niet alleen een vlotte pen, maar ook inzicht in wat de opdrachtgever belangrijk vindt.
De inhoudsdeskundige: de specialist | De inhoudsdeskundige levert de technische en vakinhoudelijke kennis die nodig is om de inschrijving te onderbouwen. Of het nu gaat om een product, dienst of proces, deze expert zorgt voor de feitelijke basis van de inschrijving.
De kwaliteitscontroleur: de perfectionist | De kwaliteitscontroleur (vaak een externe reviewer) kijkt met een frisse blik naar de inschrijving. Zijn of haar taak is om consistentie, helderheid en kwaliteit te waarborgen. Dit voorkomt fouten en maakt de inschrijving aantrekkelijker en professioneler.
De strateeg: de denker | De strateeg bepaalt de winnende aanpak. Deze persoon analyseert de opdracht en de concurrentie, en ontwikkelt een strategie die jouw organisatie onderscheidt van de rest. Dit kan gaan om prijs, kwaliteit, duurzaamheid of een combinatie daarvan.
In kleine teams kan één persoon meerdere petten dragen, zolang de rolverdeling glashelder is.
Werk met ritme, niet met sprintjes op het eind
Een goed team werkt met een vast tempo: kick-off om doelen en rollen te zetten, korte stand-ups, timeboxes om te schrijven en te reviewen, een duidelijke actielijst om zicht te houden op wat nog moet, en een duidelijke Definition of Done. Reviews organiseer je in verschillende ronden met elk een eigen focus. Dat geeft rust, draagt bij aan de kwaliteit en daarmee natuurlijk hogere scoringskansen.
En AI dan?
AI is als een enthousiaste stagiair: kan je helpen bij een structuur en op bouw een taalcheck toepassen en de leesbaarheid versterken. Maar onderscheidend wordt je inschrijving pas als je team het eigen verhaal levert, met bewijs en nuance. Immers als je concullega’s op dezelfde tools leunen, maakt júllie samenwerking het verschil. En … we noemen het niet voor niets een stagiair; AI vormt een mooie aanvulling voor het team, maar is nog steeds lerende en … maakt nog altijd veel fouten. Je laat jouw winkansen toch niet afhangen van de stagiair?
Waarom een externe blik helpt
Een externe reviewer of partner brengt lucht en scherpte. Wij zien snel waar eigenaarschap ontbreekt, waar bewijs dun is of waar je niet aansluit bij de wensen en behoeften van jouw opdrachtgever. Met structuur, planning en kritische reviews helpen we je team door het traject, zonder nachtwerk.
Je zult ervaren, teams winnen aanbestedingen, niet documenten. Als je vroeg begint, rollen helder zet en ritme houdt, bouw je rust én overtuiging in je inschrijving.
Zin in een frisse blik op jouw team?
Neem contact met ons op. We kijken meteen waar je vandaag al stappen kunt zetten om jouw winkansen te vergroten.
