In-house tenderteam of externe ondersteuning: wat werkt het beste voor jouw organisatie?

Een aanbesteding winnen vraagt meer dan alleen een goed verhaal. Het vereist strategisch inzicht, inhoudelijke expertise, een scherpe pen en het vermogen om onder druk topprestaties te leveren. De vraag die veel organisaties zichzelf stellen: richten we hiervoor een intern tenderteam in, of schakelen we externe ondersteuning in?

Beide opties hebben hun waarde, maar de beste keuze hangt af van jouw ambities, capaciteit en de fase waarin jouw organisatie zich bevindt. In deze blog vergelijken we de verschillende benaderingen, bespreken we hun sterke en zwakke punten én laten we zien hoe je met een slimme combinatie het beste van twee werelden kunt benutten.

Het interne tenderteam: kennis van binnenuit, geborgd in de organisatie

Een intern tenderteam bestaat uit collega’s die exclusief of deels verantwoordelijk zijn voor het schrijven en coördineren van aanbestedingen. Ze kennen de organisatie van binnenuit en weten hoe processen lopen, wie de inhoudelijke experts zijn en waar de kennis zich bevindt.

Sterke punten van een intern team:

• Diepe organisatiekennis | Een intern team kent de cultuur, visie en dienstverlening van jouw organisatie tot in detail. Dat maakt het mogelijk om inschrijvingen naadloos te laten aansluiten bij de kernwaarden en strategische koers.
• Snelle toegang tot informatie | Interne medewerkers weten wie ze moeten benaderen en beschikken vaak over directe toegang tot systemen, documenten en collega’s.
• Langetermijnontwikkeling | Door consistent mee te draaien in aanbestedingsprocessen bouwen interne teams waardevolle kennis en ervaring op, die zich vertaalt in betere inschrijvingen op de lange termijn.

Aandachtspunten en risico’s:

• Hoge structurele kosten | Het opzetten en onderhouden van een kwalitatief sterk tenderteam vraagt om investeringen in personeel, opleiding en tooling. Zeker wanneer er geen constante stroom aan aanbestedingen is, kan dit inefficiënt zijn.
• Capaciteitsdruk tijdens piekmomenten | Veel organisaties hebben te maken met aanbestedingspieken. Een vast team kan moeite hebben om deze pieken op te vangen zonder dat de kwaliteit eronder lijdt.
• Beperkte vernieuwing | Wanneer tenderteams vooral intern gericht zijn, dreigt het gevaar van herhaling of tunnelvisie. Zonder externe input (een frisse blik van buitenaf) kan het lastig zijn om steeds opnieuw met frisse ogen naar aanbestedingen te kijken.

Externe tenderondersteuning: specialistische kennis en frisse energie

Externe tenderexperts brengen ervaring mee uit uiteenlopende branches, opdrachtgevers en inschrijvingsstrategieën. Zij weten precies hoe beoordelaars denken en hoe je een onderscheidend verhaal neerzet dat niet alleen klopt, maar ook overtuigt.

Sterke punten van externe ondersteuning:

• Flexibele inzetbaarheid | Of het nu gaat om het tijdelijk opvangen van capaciteitsproblemen, het begeleiden van een complexe inschrijving of het herstructureren van je bidproces: externe ondersteuning is schaalbaar en snel inzetbaar.
• Hoge kwaliteit en scherpte | Tenderexperts van buiten hebben doorgaans tientallen, zo niet honderden aanbestedingen begeleid. Ze brengen methodiek, structuur en een scherp oog voor winnende teksten mee.
• Een onafhankelijke en frisse blik | Doordat zij niet zijn ingebed in de organisatie, signaleren zij sneller blinde vlekken en kunnen zij kritische vragen stellen die de kwaliteit van de inschrijving verhogen.

Aandachtspunten en risico’s:

• Minder feeling met de organisatie | Zonder een goede briefing bestaat het risico dat een externe partij onvoldoende gevoel heeft bij jullie cultuur, taalgebruik en propositie.
• Beperkte beschikbaarheid | Goede externe specialisten zijn gewild. Wacht je te lang met inschakelen, dan is de kans groot dat ze al bezet zijn op het moment dat jij ze nodig hebt.

De hybride aanpak: het beste van beide werelden

In de praktijk kiezen steeds meer organisaties voor een hybride model: een kernteam dat intern verantwoordelijk is voor de regie, gecombineerd met externe specialisten die worden ingezet op specifieke momenten.

Deze aanpak maakt het mogelijk om de kracht van interne kennis te combineren met de frisse blik, snelheid en specialistische ervaring van externe ondersteuning. Denk aan het inzetten van externe schrijvers bij complexe aanbestedingen, het laten uitvoeren van een review op conceptteksten, of het inwinnen van strategisch advies.

Een hybride model is bovendien schaalbaar. Je groeit mee met de omvang en complexiteit van aanbestedingen, zonder vast te zitten aan hoge structurele kosten.

Wat past bij jouw organisatie?

De juiste aanpak hangt af van een aantal vragen:

• Heb je een constante stroom aan aanbestedingen of werk je projectmatig?
• Beschik je intern over schrijfvaardigheid, aanbestedingskennis en strategisch inzicht?
• Wil je investeren in een eigen team of liever flexibel blijven?
• Zoek je vooral extra handjes, strategische scherpte of kwaliteitsborging?

Bij BidPro ondersteunen we organisaties in elke fase van hun aanbestedingsproces. Soms als tijdelijke versterking, soms als meeschrijvend adviseur, en steeds vaker als strategische partner voor de lange termijn. We brengen structuur, rust en overtuigingskracht in jouw inschrijvingen, zonder de ‘eigenheid’ van jouw organisatie te verliezen.

Klaar om jouw aanbestedingskracht te vergroten?

Wil je ontdekken hoe wij jouw tenderteam kunnen versterken, jouw kansen kunnen vergroten en jouw verhaal echt kunnen laten landen bij de beoordelaars?

Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

📞 Bel ons direct of stuur een mail naar info@bidpro.nl

📅 Of plan een afspraak via www.bidpro.nl/contact

Samen winnen we meer.

Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.