Een verhoging van de kwaliteit van jouw aanbieding … zou je zeggen.
Kansen en veelvoorkomende valkuilen bij het gebruik van AI in aanbestedingen
Waar IT vroeger nog wel eens een wat nerdy imago kon hebben, is tegenwoordig iedereen misschien wel bewust of onbewust een programmeur geworden. We schrijven dan misschien geen code, maar wel de prompts om tot de gewenste uitkomsten van AI te komen.
In de vorige blog deelde ik mijn interesse voor innovatie en business- en procesoptimalisatie. In deze blog neem ik je mee in de kansen die de inzet van AI in aanbestedingen met zich mee brengt. Ook benoem ik een aantal valkuilen waar veel bedrijven nog mee te maken hebben wanneer zij AI inzetten, of hiermee willen beginnen.
Kansen met AI in aanbestedingen
De toepassing van AI bij het opstellen van jouw aanbiedingsteksten biedt veel voordelen. Met de ontwikkeling van AI komen er ook steeds meer voordelen bij. We noemen er een aantal:
- Foutloze teksten: AI-teksten zijn taalkundig foutloos. Ze lezen prettig, zijn grammaticaal correct en hebben een goede zinsopbouw. Zelfs met weinig taalgevoel kun je mooie aanbiedingsteksten schrijven. Je bespaart tijd op het redigeren en nalezen van teksten. Daarnaast helpt AI je om de teksten consistent te houden en overal de juiste tone of voice te hanteren.
- Geavanceerd googlen: Wil je creatieve ideeën als antwoord op de uitvraag van jouw opdrachtgever? Dan kun je AI prima vragen om een opsomming met mogelijke toepassingen in jouw branche. Het is als slim googlen naar goede oplossingen.
- Structuur in jouw aanbieding: AI kan jou goed helpen om een goede beantwoordingsstructuur op te zetten. Bijvoorbeeld door de gevraagde kopjes onder te verdelen in subkopjes voor een passende beantwoording.
- Analyse van de aanbestedingsdocumenten: Niet meer zoeken door de grote uitvraagdocumenten. Upload de documenten en vraag AI wat er in de stukken staat.
- Toegang tot veel informatie: Je kunt ChatGPT vragen om jouw aanbieding aan te laten vullen met relevante kennis van best practices.
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Een verhoging van de kwaliteit van jouw aanbieding … zou je zeggen.
Valkuilen van het gebruik van AI
De slimme toepassing van AI vraagt wel om enige kennis. Immers, nog steeds gaat de regel ‘een betere vraag resulteert in een beter’ antwoord op.
- Garbage in, garbage out: Hoe slim AI ook is, de procesmanagement uitspraak "garbage in, garbage out" blijft nog steeds gelden. Als je AI een domme vraag stelt, krijg je geen slim antwoord terug, of in ieder geval niet het antwoord dat je zoekt. Wie slim schrijft wint. Of eigenlijk, wie goede prompts maakt, krijgt betere teksten.
- Lui worden als schrijver: De grootste valkuil van het gebruik van AI is dat de tekstschrijver lui wordt. Want, jouw concurrent gebruikt ook AI. Ook zij schrijven foutloze teksten die prettig lezen en aangevuld zijn met relevante kennis waarover ChatGPT beschikt.
- Concreetheid ontbreekt: Mooi geschreven teksten zijn nog geen concrete teksten. Je moet AI voeden met concrete informatie. Waaruit blijkt dat jouw beschreven aanpak succesvol is? Welke prestaties heb je in het verleden behaald? Kun je jouw aanbieding onderbouwen met wapenfeiten? ChatGPT werkt alleen met de informatie die je geeft en met informatie van het internet. Concretiseer jouw aanbieding door specifieke details te verstrekken.
- Vaag taalgebruik: Binnenkort, enzovoorts, sommige, veel, soms, verschillende, meestal, interessant, cruciaal, holistisch, effectief, betrouwbaar, relevant, geavanceerd, optimaal, belangrijk … allemaal voorbeelden van woorden die de duidelijkheid en concreetheid van teksten verminderen ChatGPT gebruikt deze vaak. Vermijd deze vage woorden en specificeer ze verder. Zo wordt jouw verhaal duidelijker en krijgt de lezer minder het gevoel een AI-tekst te lezen.
- Gebrek aan diepgang en misinterpretaties: Wat ga je specifiek voor de opdrachtgever doen? ChatGPT kent de context van de organisatie van jouw beoogde opdrachtgever niet, waardoor deze context vaak ontbreekt in de beantwoording. Daarnaast werkt ChatGPT met algemene informatie, wat het risico op foutieve interpretaties vergroot. Bijvoorbeeld, bij lokale betrokkenheid weet ChatGPT niet om welke omgeving het gaat. Sociale aspecten, arbeidsmarktaspecten en andere relevante factoren die lokale betrokkenheid bepalen, variëren per land, cultuur, regio, enzovoort, en zijn niet altijd bekend bij ChatGPT.
- De vraag achter de vraag wordt niet begrepen: AI-systemen zijn ontworpen om tekst te genereren op basis van de input die ze ontvangen, maar ze missen de ‘contextuele en emotionele intelligentie’ die nodig is om diepere bedoelingen en subtiele nuances te begrijpen. AI kan de oppervlakkige vraag beantwoorden (zoals letterlijk is gesteld in de aanbestedingsdocumenten, of zoals je die letterlijk in je prompt hebt opgenomen), maar heeft moeite met het doorgronden van de onderliggende behoeften en doelen van de opdrachtgever.
- De totale inspanning wordt onderschat: AI kan zorgen voor een tijdsbesparing bij het optimaliseren van aanbiedingsteksten en het op papier zetten van jouw verkoopverhaal. Het is echter belangrijk om je te realiseren dat een aanbesteding ‘gewonnen’ wordt door alles wat daaromheen gebeurt. Je hebt kennis nodig van jouw opdrachtgever en een sterk team dat de strategie en uitvoering ondersteunt. Je moet duidelijke keuzes maken over wat je precies wilt aanbieden: welk product of welke dienst.
De combinatie van menselijke expertise en AI kan jouw aanbieding zeer sterk maken. Blind vertrouwen op AI, hoe indrukwekkend het ook gepresenteerd wordt, is gedoemd te mislukken. AI kan een waardevol hulpmiddel zijn, mits het wordt ingezet als onderdeel van een groter geheel aan inspanningen om de opdracht binnen te halen.
In de volgende blog neem ik je mee in de manier waarop je AI succesvol kunt toepassen in aanbestedingen.