AI-oplossingen voor aanbestedingsteksten: Te mooi om waar te zijn?
Artificial Intelligence (AI) is overal. Zelfs in onze branche, de wereld van de aanbestedingen. Het gebruik van een Large Languagemodel, zoals ChatGPT, komt steeds vaker voor. We zien een enorme opkomst van partijen die slimme tools inzetten om daarmee beloftes te kunnen doen die klinken als muziek in de oren: “Bespaar tijd! Verlaag je kosten! Win aanbestedingen met één druk op de knop!”
De gedachte dat AI je het werk uit handen neemt en dat je moeiteloos een perfecte aanbestedingstekst kunt maken, is verleidelijk. Maar aanbestedingen zijn geen standaardformulieren waar je alleen wat vakjes invult. Het zijn complexe processen waarbij maatwerk en strategisch denken een hoofdrol spelen. En precies dat is waar AI vaak tekortschiet en inhoudelijk deskundigen gewoon nog steeds nodig blijven.
AI kan veel, maar ook (nog) heel veel niet
Natuurlijk, AI heeft voordelen. Het kan je helpen sneller te werken door bijvoorbeeld sjablonen aan te bieden of te zorgen voor structuur in je tekst. Met handige prompts (opdrachten aan bijvoorbeeld ChatGPT) kun je tijd winnen in de totstandkoming van teksten. Maar wat AI niet kan, is inspelen op de unieke nuances van elke aanbesteding. Elke opdrachtgever heeft andere wensen, verwachtingen en behoeften. AI ziet misschien patronen[1], maar het begrijpt geen context, emoties of subtiele wensen die vaak tussen de regels door te lezen zijn.
Aanbestedingsteksten moeten overtuigen, het verhaal van jouw organisatie vertellen, laten zien waarom jouw organisatie anders is dan de rest. Dat vraagt om creativiteit en strategie. AI kan wel structuur brengen, maar het verschil maken? Dat blijft toch echt mensenwerk.
Standaardisatie is je vijand
Als er één ding is wat je niet wil bij aanbestedingen, dan is het een standaardverhaal (doordrenkt van de standaard AI-jeukwoorden en met een lage informatiedichtheid). Je wilt opvallen en indruk maken. Maar AI werkt vaak op basis van standaardoplossingen en zal je een tekst geven die misschien technisch klopt, maar verder niets bijzonders biedt. Een gemiddelde tekst is niet genoeg om een aanbesteding te winnen. Beoordelaars zullen niet echt gecharmeerd zijn van het moeten vergelijken van AI-inschrijvingen.
Het winnen van een aanbesteding draait juist om de details in de teksten. Los van de bekendheid met de opdrachtgever, een mogelijk reeds bestaande relatie, uw naam in de markt en andere (onbewust toch) meespelende subjectieve factoren. Als het gaat om de teksten, dan is het die extra moeite, dat stukje maatwerk, die unieke draai aan je aanbod die het verschil maakt. En dat kan AI niet voor je doen, hoeveel input je AI ook denkt te kunnen geven.
Tijd winnen, maar wat lever je in?
Tijd besparen klinkt fantastisch, maar snelheid gaat nou niet altijd hand in hand met kwaliteit. Ja, AI kan je helpen om sneller een tekst op te stellen, maar als de inhoud niet goed genoeg is om te overtuigen, dan heb je uiteindelijk weinig gewonnen. Aanbestedingen winnen gaat niet om het snelste antwoord geven, maar om het beste antwoord geven.
Maar, een beetje hulp kan geen kwaad
Laten we eerlijk zijn: AI heeft zeker zijn voordelen. Het kan je helpen bij bepaalde onderdelen van het proces, zoals het maken van een eerste opzet of het controleren van je tekst. Maar het echte werk – het maken van een onderscheidende, winnende tekst – dat blijft mensenwerk. Een goed aanbod draait om meer dan alleen woorden; het draait om het begrijpen van je klant en het vertalen van hun wensen naar een overtuigend verhaal.
Dus, lijkt een verkooppraatje over een AI-oplossing te mooi om waar te zijn? Waarschijnlijk is dat ook zo. Gebruik het als een hulpmiddel, maar verlies nooit uit het oog dat de echte kracht van een goede aanbestedingstekst ligt in de menselijke touch. Dat is, tot op de dag van vandaag, nog steeds onvervangbaar.
Uiteraard volgen we de ontwikkelingen op het gebied van AI op de voet. We zijn erg benieuwd naar de toekomstige ontwikkelingen en … wie weet kan AI wel ingezet worden om onderscheidende winnende teksten te schrijven. Tot die tijd gebruiken we het als hulpmiddel en zetten we onze menselijke kracht broodnodig.
Zijn dit toekomstdromen? Nou, dat denk ik niet. Het lijkt eerder de praktijk van morgen. Eén ding is zeker: de rol van AI in aanbestedingen zal alleen maar groter worden. Dit brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico’s.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.