De sleutel tot winst: slim voorbereiden op aanbestedingen
Ken je dat gevoel? Je steekt bergen tijd en energie in een aanbesteding, je team werkt zich een slag in de rondte, maar de winst glipt steeds door je vingers. Deadlines die in je nek hijgen, complexe eisen die je hoofd doen tollen, en dan die genadeloze concurrentie... Aanbestedingen kunnen een ware beproeving zijn, voor jou en jouw team. Wat als er een manier was om die kansen wél te pakken?
Inschrijven op aanbestedingen is een kunst die begint bij een goede voorbereiding. Zonder een doordachte aanpak loop je het risico belangrijke kansen te missen of een middelmatige inschrijving in te dienen. Goede voorbereiding is het halve werk, cliché, maar waar. In deze blog staan we met jou stil bij de belangrijke stappen om jouw aanbestedingsstrategie te transformeren.
Waarom voorbereiding essentieel is
Een aanbestedingsproces gaat gepaard met strakke deadlines, complexe vraagstukken en specifieke eisen. Als je niet goed voorbereid bent, kan dit leiden tot last minute stress, fouten en gemiste kansen.
"Aanbestedingen zijn geen sprint, maar een marathon. En zonder de juiste voorbereiding loop je al snel leeg."
Een gedegen voorbereiding zorgt voor een gestroomlijnd proces en maakt het mogelijk om optimaal in te spelen op de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever. Het geeft je de tijd om onderscheidend vermogen te creëren en strategische keuzes te maken. Het klinkt misschien allemaal als een open deur, maar toch gaat het bij veel bedrijven op deze punten nog vaak mis.
Hoe bereid je je goed voor?
- Analyseer de markt en opdrachtgevers | Voordat je inschrijft, is het belangrijk om de markt te begrijpen. Welke trends spelen er? Wat doet de concurrentie? Wat zijn de prioriteiten van de opdrachtgever? Door marktonderzoek te doen en eerdere aanbestedingen te analyseren, krijg je een duidelijk beeld van wat er wordt gevraagd, waar kansen liggen en hoe je je kunt onderscheiden.
- Creëer een sterk team | Inschrijven op een aanbesteding is teamwork. Stel een multidisciplinair team samen dat alle expertisegebieden dekt: van technische kennis (materiedeskundigen), project- en accountmanagement tot communicatie en juridisch inzicht. Zorg voor duidelijke taakverdelingen en doorleef samen de uitvraag.
- Ontwikkel een duidelijke planning | Een strakke planning helpt je om tijdig alle onderdelen van de inschrijving af te ronden. Begin met het identificeren van de belangrijkste mijlpalen, zoals het verzamelen van informatie, het schrijven van teksten en de interne controle. Reserveer altijd tijd voor kwaliteitscontrole en eventuele aanpassingen. Bespreek knelpunten met elkaar om te kijken hoe je die samen zo goed mogelijk kunt oplossen.
- Investeer in standaardisatie | Bereid standaarddocumenten en formats voor, zoals sjablonen voor plannen van aanpak en kwaliteitsdocumenten (contentbibliotheek). Verspil geen kostbare tijd aan het wiel opnieuw uitvinden. Je start met je basisverhaal (de kern van jouw dienstverlening) en spitst die vervolgens toe op de uitvraag van jouw potentiële opdrachtgever.
- Houd rekening met beoordelingscriteria | Bestudeer de gunningscriteria zorgvuldig en zorg ervoor dat je inschrijving direct aansluit op wat de opdrachtgever zoekt. Dit helpt je om punten te scoren en jezelf te onderscheiden van concurrenten.
Wil je succesvoller worden in aanbesteding en de voorbereiding op de inschrijving op aanbestedingen verbeteren? Wij helpen jou graag. Neem contact met ons op we gaan jouw inschrijvingen versterken!
